Wynajem mieszkania – jak to zrobić krok po kroku?

Wynajem mieszkania – jakie dokumenty przygotować?

Wynajem mieszkania oznacza formalności, których należy dopełnić nie tylko po to, by działać legalnie, ale także w celu zabezpieczenia swoich interesów. Przygotuj:

• • dokument tożsamości, np. dowód osobisty, aby najemca nie miał wątpliwości, z kim rozmawia;
  • dokument stwierdzający tytuł prawny do lokalu, np. odpis z księgi wieczystej lub akt notarialny – najemca ma prawo wiedzieć, kto jest właścicielem;
  • umowę najmu nieruchomości w dwóch egzemplarzach – o tym, jak bezpiecznie wynająć mieszkanie, dzięki dobrze skonstruowanej umowie, przeczytasz w kolejnym ​akapicie;
  • protokół zdawczo-odbiorczy w dwóch egzemplarzach, podpisywany w dniu najmu mieszkania – musi zawierać spis wyposażenia, stan liczników i opis ewentualnych usterek;
  • świadectwo charakterystyki energetycznej – od 2023 roku właściciel lub zarządca ma obowiązek dostarczyć najemcy kopię świadectwa charakterystyki energetycznej;

• protokoły przeglądów technicznych.

A co ze zgłoszeniem wynajmu mieszkania do urzędu skarbowego? Jest ono obowiązkowe tylko w przypadku najmu okazjonalnego. Na zgłoszenie umowy najmu okazjonalnego do fiskusa wynajmujący ma 14 dni. Niezależnie od wybranej formy najmu, musi on odprowadzać podatek dochodowy zgodnie z wybraną formą opodatkowania oraz składać roczną deklarację podatkową. 

Jak bezpiecznie zawrzeć umowę najmu mieszkania?

Wybór formy umowy – dopasowanej do potrzeb i oczekiwań obu stron – to pierwszy etap bezpiecznego wynajmu mieszkania. Krok po kroku cały proces przedstawiamy poniżej. W polskim porządku prawnym funkcjonują dwa rodzaje umów:

• umowa najmu tradycyjnego, regulowana przepisami kodeksu cywilnego, może być zawarta na czas określony lub nieokreślony, w dowolnej formie (oczywiście zalecana jest forma pisemna). Co do zasady, silniej chroni najemcę;
• umowa najmu okazjonalnego zapewnia skuteczną ochronę interesów wynajmującego. Umożliwia m.in. szybką i łatwą eksmisję w razie zalegania z płatnościami. Zawierana jest na czas określony i wymaga od najemcy wizyty u notariusza. 

Drugi krok to przygotowanie umowy. Powinna być precyzyjna i zgodna z przepisami kodeksu cywilnego i ustawy o ochronie praw lokatorów. Dobrze skonstruowana umowa zawiera: 

• pełne dane stron,
• informacje o lokalu,
• czas trwania najmu,
• wysokość czynszu, kaucji i opłat dodatkowych,
• terminy płatności i numery rachunków do wpłat,
• warunki wypowiedzenia,
• zasady odpowiedzialności za szkody,
• dodatkowe klauzule (np. zakaz posiadania zwierząt, zakaz palenia, zakaz prowadzenia działalności gospodarczej itp.). 

Unikaj gotowych wzorów bez weryfikacji. Jedno nieprecyzyjne sformułowanie może zadziałać na Twoją niekorzyść. Im lepiej przygotowana umowa, tym mniej nieporozumień w trakcie trwania najmu mieszkania. Nie zapomnij o dołączeniu protokołu zdawczo-odbiorczego.

Jak napisać ogłoszenie i jakie zdjęcia dodać do oferty wynajmu?

Dobre ogłoszenie to filtr – przyciąga właściwych najemców i odstrasza przypadkowych. Bądź konkretny i transparentny. Staraj się odwoływać do potrzeb, a nie jedynie sucho opisywać fakty. Zoptymalizuj treść pod zasady SEO. Przykładowo, jeśli planujesz wynajem nowej nieruchomości w Zabrzu, możesz zatytułować ogłoszenie w taki sposób: „Nowe mieszkanie na wynajem w Zabrzu – 2 pokoje, balkon, miejsce parkingowe”.

Natomiast opis mieszkania powinien zawierać informacje o:

• powierzchni,
• liczbie pokoi i ewentualnym balkonie,
• piętrze i windzie w budynku (jeśli jest),
• wyposażeniu poszczególnych pomieszczeń,
• standardzie,
• dostępności (od kiedy można wynająć mieszkanie). 

Warto zawrzeć też dodatkowe informacje o: lokalizacji budynku i okolicy, miejscach parkingowych, formie najmu oraz oczekiwaniach względem najemcy. Jeżeli zależy Ci tylko na osobach niepalących, bez zwierząt albo pracujących, zakomunikuj ten fakt w ogłoszeniu. 

Kluczowym elementem ogłoszenia są koszty. Należy wyodrębnić kwoty: 

• czynszu najmu (tzw. odstępnego), 
• czynszu administracyjnego (jeśli dotycz), 
• opłat za media (np. według zużycia),
• kaucji zwrotnej. 

Niezwykle istotne są też dobre zdjęcia. Fotografując mieszkanie, zadbaj o:

• naturalne światło,
• porządek i uniwersalną aranżację,
• widok wszystkich pomieszczeń,
• realistyczne kadry.

Jeżeli wynajmujesz puste mieszkanie, np. nieruchomość w Knurowie z rynku pierwotnego, możesz użyć wizualizacji. Dzięki temu najemcy zyskają wyobrażenie o układzie i łatwiej dojrzą potencjał przestrzeni. Warto jednak zaznaczyć w ogłoszeniu, że mieszkanie należy umeblować we własnym zakresie. 

Jak zweryfikować najemcę przed podpisaniem umowy?

​Weryfikacja najemcy przed podpisaniem umowy nie oznacza braku zaufania, ale jest rynkowym standardem. Masz pełne prawo chronić swoją własność i swój komfort psychiczny. Najczęściej wynajmujący proponują osobiste spotkanie, na którym można porozmawiać o życiu prywatnym i zawodowym, powodach przeprowadzki czy wzajemnych oczekiwaniach, a także ocenić spójność podawanych informacji. Warto poprosić potencjalnego najemcę o dokument potwierdzający źródło dochodu lub o ewentualne referencje od poprzedniego wynajmującego. 

Jakie obowiązki wynikające z RODO ma właściciel przy wynajmie mieszkania?

Wynajmujący przetwarza dane osobowe najemcy, więc staje się administratorem danych, co powoduje powstanie obowiązków wynikających z RODO. Pamiętaj, że możesz gromadzić tylko dane niezbędne do zawarcia i realizacji umowy. Wręcz najemcy klauzulę informacyjną, zawierającą co najmniej: 

• Twoje dane jako administratora danych,
• cele przetwarzania danych,
• podstawę prawną,
• wykaz podmiotów, które będą mieć dostęp do danych (np. biuro księgowe),
• okres przechowywania danych (czas najmu + przedawnienie roszczeń), 
• informację o prawie do dostępu, sprostowania, usunięcia i sprzeciwu.

Twoim obowiązkiem jest także zabezpieczenie dokumentów z danymi przed nieuprawnionym dostępem osób trzecich.

Co zrobić, gdy najemca zalega z płatnościami?

Spróbuj rozwiązać problem ugodowo i zacznij od rozmowy. Gdy nie poskutkuje, wyślij listem poleconym wezwanie do zapłaty z oznaczeniem terminu. Brak reakcji pozwala na dalsze kroki, w tym na wypowiedzenie umowy. W przypadku najmu okazjonalnego procedura odzyskania lokalu jest dość szybka. Warto skorzystać z pomocy prawnika specjalizującego się w prawie nieruchomości. Nigdy nie stosuj samowolnych, nielegalnych działań!

A jeśli dopiero planujesz zakup mieszkania inwestycyjnego, sprawdź nasze aktualne nieruchomości w Gliwicach lub znajdujące się w pobliżu nieruchomości w Pyskowicach – idealne pod wynajem. Dogodne położenie nieopodal węzłów komunikacyjnych, punktów handlowych i usługowych oraz miejsc rozrywki i rekreacji oraz wysoki standard i przemyślana infrastruktura to tylko niektóre z walorów, które docenią najemcy. Zakup takiego mieszkania to gwarancja stałego przychodu z wynajmu przez lata. Sprawdź wszystkie nasze aktualne oferty na dom100.eu.